《卓有成效的管理者》

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卓有成效的管理者- 第5部分


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  重视贡献,是有效性的关键。所谓有效性包括:自己的工作——其内容,其水准,及其影响。还有自己与他人的关系——对上司、对同事和对下属。也包括各项工具的运用,例如会议或报告等。
  可是大多数的管理者都是眼光朝下。他们重视勤奋,而忽略成果。他们耿耿于怀的是:所服务的组织和上司是否亏待了他们,是否该为他们做些什么。他们抱怨自己没有职权,结果是做事没有效果。
  管理顾问公司向委托机构提供服务,总是先花几天时间与委托机构的高级主管交谈。在弄清楚了委托机构的组织和沿革后,管理顾问开始问了:“你在贵公司服务,自认为你应该做些什么呢?”通常对方的回答总不外是:“我主持本公司的会计业务。”“我负责销售部门。”或是说:“呵!我要管800多人的工作!”但是很少有人这样回答:“我的任务,是向我们的经理提供他所需的资料,使他能做正确的决策。”“我负责研究本公司的顾客将来需要些什么产品。”“我要为我们的总经理即将面临的一些决策问题准备有关资料。”
  一个人不论其职位多高,如果仅仅是勤奋,如果老是强调自己的职权,那么他永远只算是别人的“下属”。反过来说:一个重视贡献的人,一个注意对成果负责的人,尽管他位卑职小,他还是可以位列于“高层管理人员”。因为他以整体的绩效为己任。
  重视贡献,才能使管理者的注意力不为其本身的专长所限,不为其本身的技术所限,不为其本身所属的部门所限,才能看到整体的绩效。同时也才能使他更加重视“外部世界”,惟有“外部世界”才是产生成果的所在。因此,他将会考量自己的技能、专长、作用,以及所属的单位对整个组织及组织目标的关系。只有如此,他才会凡事都想到顾客、服务对象和病人。事实上一个组织之所以存在,不论其产品为商品、为政府服务,或为健康医疗,最终目的总是为了顾客、为了服务对象,或为了病人。因此,重视贡献的人,其所作所为是卓然不群的。
  管理者如果不自问“我可以有何贡献”,则目标不但短浅,而且目标往往错误。他们总是把自己的贡献限制得很窄。
  “贡献”这个名词,其含义非常广泛。每一个组织都需要三个主要方面的绩效:直接的成果,价值的实现,和未来的人力发展。缺少了任何一方面的绩效,组织注定非垮不可。因此,每一位管理者都必须在三方面均有贡献。当然,三者之间,可以有轻重先后之分,这要看管理者本人的个性和地位,以及组织本身的需要而定。
  重视贡献,足以消除管理者的一项基本问题:让你在一团乱麻似的事务中理出轻重缓急来。重视贡献是一项组织的原则,使管理者能掌握各项工作的关联性。
  重视贡献,还可将管理者的先天弱点——过分依赖他人,以及属于组织之内——转变为力量,进而创造出一个坚强的工作团队来。
  最后要交代的是,我们常有一种倾向:为组织内部所惑,跳不出组织之外。重视贡献,才能使管理者的视线从“勤奋、工作和内部关系”转移到“外部世界”,转移到组织的成果。重视贡献,才能使管理者努力与外界进行直接接触,包括市场和顾客、病人、社团,及政府机构以外的公众。
  总之,着眼于贡献,就是着眼于有效性。

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决策的方法



  有效的管理者,做的是有效的决策。
  他们的决策,是一套系统化的程序,有明确的要素和一定的步骤。我们常常读到有关决策的著作,然而管理者决策时实际采用的程序,与那些著作讨论的程序几乎完全不同。
  有效的管理者不做太多的决策。他们所做的,都是重大的决策。他们重视的,是分辨何者为例行性,何者为策略性,而不重视“解决问题”。他们的决策,是最高层次的、观念方面的少数重大决策,他们致力于找出情势中的“常数”。所以,他们给人的印象,不是决策最快。他们认为操纵很多“变数”的决策技巧,只是一种愚昧的思考方法。他们希望知道一项决策究竟涵盖什么,应符合哪种基本的现实。他们需要的是决策的冲击,而不是决策的技巧;他们需要的是好的决策,而不是巧的决策。
  有效的管理者知道什么时候应依据原则做决策,什么时候却应依据实际的情况需要做决策。他们知道最骗人的决策,是正反两面折衷的决策,他们能分辨正反两面的差异。他们知道在整个决策过程中,最费时的不是决策的本身,而是决策的推行。一项决策如果不能演化为“工作”,则不成为决策,至多只是一种良好的意愿。这就是说:有效的决策固然是以最高层次的观念理解为基础,但是决策的推行却必须力求接近工作层面,必须力求简单。
  决策方法的五个要素
  费尔和斯隆的决策,主要的意义,绝不是表示决策应标新立异,也不是表示决策应有引人争议的特性。这两个故事,表示了下面的几点:
  1确实了解问题的性质,是否确属“常态”,只有建立一种规则或原则的决策才能解决。
  2确实找出解决问题所需的规范,换言之,应找出问题的“边界条件”。
  3应仔细思考确能满足问题规范的正确途径,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受。
  4决策方案,应同时兼顾其确能执行的方法。
  5注意在执行的过程中,搜集反馈资料,以印证决策的适用性及有效性。
  这就是有效的决策方法的五个要素。以下我们一一予以较详细的说明。
  有效的决策人,首先需要辨明问题的性质:这是一再发生的经常性问题呢,还是偶然的例外?换言之,某一问题是否为另一项一再发生的问题的原因?或是否确属特殊事件,需以特殊方法解决?倘若是经常性的老毛病,则应依原理原则来根治;而偶然发生的例外,则按情况做个别的处置。
  一位有效的决策人,碰见了问题,总是先假定该问题为“经常性质”。他总是先假定该问题是一种表面症候,另有其更基本的问题在。他要找出真正的问题,不会以消除表面症候为满足。
  纵然问题确是偶发性的,一位决策老手也会先怀疑这是不是另一项新的经常问题的首次出现。
  因此,有效的管理者所做的决策为数不多。但是一位决策人,却常常要留意是否有非常事件的出现。他必常自问:“这一解释能说明某些事件吗?能说明所有同类的事件吗?”他必常想:这一问题的解答,将可能引发什么结果?例如是否能消弭车祸?然后观察是否果然消弭了车祸。最后,当出现了别的非常事件时,当出现了他的解答所不能解释的事件时,或者当发生的结果竟与预期不符时,他又回过头来再检讨原来的问题。

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如何做有效的决策



  有效的管理者都知道一项决策不是从搜集事实开始,而是先有自己的见解。这样做是正确的。因为凡在某一领域具有经验者,都应该有他的见解。假如说一个人在某一方面经验丰富,而竟然没有见解,那就说明此人没有敏锐的观察力,头脑迟钝。
  人总是从自己的见解开始,故要求人家从搜集事实开始,是不符合实际的。其结果是,他所搜集的事实,必是以他自己既有的结论为根据;他既然先有了结论,必能搜集到许多事实。因此惟一严谨的方法,惟一可以印证某一见解是否符合实际的方法,应该以明确承认“见解为先”做为基础——这是必要的做法。有了这样的认识,才能知道我们是以“尚待证实的假设”为起点——决策程序如此,科学研究也如此。我们都知道:“假设”是不必辩论的,却必须经得起验证。经得起验证的“假设”,才值得我们重视。经不起验证者,就只有放弃了。
  有效的管理者鼓励大家提出见解。但在鼓励的同时,他也会叫大家深思其见解,认清其见解经过实证后的结果。因此,有效的管理者会问:“要验证某一假设是否为真,我们该知道些什么?”“要验证某一见解,应有些怎样的事实?”他会培养出一种习惯:他自己这样问,也使与他共事者这样问,认清需要观察些什么,需要研究些什么,和需要验证些什么。他会要求提出见解的每一个人,负责理清他们可以并且应该期待和寻找什么样的事实。
  但是最关键性的问题应该是:“相关的标准是什么?”由于这一问题,很自然地会转到关于衡量的课题:问题本身的衡量和决策的衡量。只要分析一下一项真正有效的决策是如何达成的,一项真正适当的决策是如何达成的,我们就能发现我们为决定衡量方法所耗用的时间和精力极多。
  有效的决策人,为什么故意不遵循教科书原则的道理。教科书上说,决策需寻求“意见的一致”,但是他们却有意“制造”互相冲突的不同意见。
  换句话说,管理者的决策不是从“众口一词”中得来。好的决策,应以互相冲突的意见为基础,从不同的观点和不同的判断中选择。所以,除非有不同的见解,否则就不可能有决策。这是决策的第一条原则。
  据说,通用汽车公司总裁斯隆曾在该公司一次高层会议中说过这样一段话:“诸位先生,在我看来,我们对这项决策,都有了完全一致的看法了。”出席会议的委员们都点头表示同意。但是他接着说:“现在,我宣布会议结束,这一问题延到下次会议时再行讨论。我希望下次会议时,能听到相反的意见,我们也许才能得到对这项决策的真正了解。”
  斯隆先生真是了不起,我只有称他为“天才的决策家”。他认为“见解”应经得起事实考验。他同时强调,不能先有结论,而后去搜集“事实”来支持结论。他着重的是,正确的决策,必须从正反不同的意见中才能得到。
  有效的管理者绝不认为某一行动方向为“是”,其他行动方向均为“非”。他也绝不坚持己见,以自己为“是”,以他人为“非”。有效的管理者第一步会先找出为什么各人有不同的意见。
  一位管理者之所以受聘为管理者,并不是要他做他“喜欢做”的事,而是要他做他“应该做”的事——尤其是要他做有效的决策。

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结论:卓有成效是必须学会的(1)



  本书至此,已告结束。全书讨论的内容是以如下两项为前提的:
  管理者的工作,必须有效。
  有效性是可以学会的。
  人们聘用管理者,就是希望他的工作卓有成效。管理者对其服务的机构,负有有效性的责任。那么,管理者应该学些什么,应该做些什么,才不辜负其管理者的职责?本书答复这一问题,是认定组织及管理者均以绩效为目标。
  本书的第二个前提,认为有效性是可以学会的。故本书探讨了管理者的绩效的每一个层面,本书研讨的顺序,在于激发读者学会如何成为有效的管理者。本书并不是教科书,因为有效性虽然人人可“学”,但却无人可“教”。有效性不是一门“课程”,但却是一种“自我训练”。本书从头到尾,其结构、其研讨方式,均随时不忘一个问题:“一个组织的有效性是什么?一位管理者处理其时间及工作时的有效性是什么?”但本书从未提出“为什么需要有效性”的问题。这是不必问的问题,这是理所当然的事。
  我们回顾本书各章的讨论和各章安排的顺序,回顾本书所得的结论,就能获得所谓管理者的有效性的另一个层面:原来所谓有效性,乃是一个人自我发展的关键,是组织发展的关键,是现代社会之所以有生机的关键。
  1有效性的第一步骤,是一项“技术”。本书主张应详细记录时间的耗用。这项工作虽不能称之为“机械性的”,但却是“机械式的”。时间的记录,并不一定要由管理者本人自己动手,最好是交由秘书或助手来做。但是,只要管理者肯开始这第一步,他就能有所斩获。纵然不一定能立刻改观,也必进步很快。而且,只要持之以恒,当必能激发管理者进一步求取有效性的兴趣。
  分析时间的记录,及消除种种不必要的时间浪费,有赖于管理者采取某些行动,和初步的决策。而基本上则有赖于管理者改变其行为,改变其与他人的关系,及改变其所关切的事项。因此,接着的问题,是衡量各项耗用时间的工作项目的轻重,及衡量各项工作目的的轻重。其结果,必将改变管理者的工作水平和质量。管理者也许得采用一种检查表,每隔数月检讨一次。这步工作
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