为了解释为了说明
为了讨论 为了建议为了呈送
为了询问 为了推荐为了评论
为了感谢 为了确认为了概要
如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。
步骤3：头脑风暴，把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。
如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。
步骤4：检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。
步骤5：你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。
检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS 原则，使文章短小精悍。
为你的思想排序
你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。
步骤6：蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标：
时间：历史年代：过去→现在→未来。
空间：地理位置：中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。
因果过程：事实→原因→结果。
步骤顺序：如：原材料→制作阶段→产品。
原理：理论→实践，比如：文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。
问题：解决的可能性，比如：超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。
比较和对照：例如：动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。
次序：降序：由大到小，或升序：由小到大。建议：
事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？
为了达到目的有无多余的和不必要的信息？
为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？
文章是否适合读者的需要？
我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。 心中有读者尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问题应该考虑：
你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？
你的读者对这个问题的理解程度怎样？
关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？
你与读者的关系怎样？
你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？
哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。
第七部分 书面沟通
说服你的读者
主体
从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。
突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。
我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。
第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。
前言和结尾的写作
一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。
在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。
一般来说前言有两个目的：
抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。
前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。
即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。
文章具有说服力
文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。
文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。
使用有力度的动词
有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。
弱 强
我们想要去参观 我们参观
我是想支持… 我坚决支持
我们能够劝说 我劝告……
我将给你送去 我传真给你
我将去那儿并且 我开车去那儿并且
我们将与你联系 我们打电话给你
使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。
第七部分 书面沟通
语态应用
使用主动语态 为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。
被动语态主动语态
那是在会议上被决定的会议决定……
调查由我们来执行 我们调查……
被询问我们问…
我们的战略被制定 我们制定战略
那是诚挚的抱歉我抱歉
你的思想被欣赏我们欣赏你的思想
它被约定…… 我们约定……
洗练你的文章以适合读者的口味
使你的文章显得有魅力
你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是：“去它的吧，我干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。
从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。
使用标题和副标题
在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。
使用执行概要
这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。
较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。
写作个性化
用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。
组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。
机智地写作
公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。
同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。
不要忘记检查
仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。
然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。
第七部分 书面沟通
电子沟通
你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的Email 呢！
这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在20 世纪80 年代中期，大多数人都没听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email 还只是一种科学的构想。不长的十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的生活已经离不开电子沟通方式了。
Email 是公共的
电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有50 个乃至更多的备份。事实上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email 和传真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。
如果你用老板的电脑发送Email，这封Email 就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你应当确认对方阅读了你的信。
一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的信息。
注意你的语气
如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。
人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消极的反应。
简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。
要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。
如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至�