经理人笔记本- 第6部分

　　　　　4。规划事业生命　

　　　　　用记事本规划你个人的事业生命，尽管成功之门有时会不期而开，但你　

也不要依赖这种奇迹的发生。把你个人工作生涯的目标列出来，规划达成这　

些目标的途径。　

　　　　　根据美国的一项研究报告显示，一个成功的企业主管，在其工作生涯中，　

几乎都曾经有过草划事业的这一阶段，他们或者是着手负责成立分支机构或　

海外分公司，要不然就是把一个积弊已深且濒于倒闭的分公司或企业振兴起　

来，使其重新步上轨道。当你遇到像上述的情况时，你不要像别人一样因为　

害怕失败或面对压力，便退避而裹足不前，相反的，你要毫不犹豫地向前，　

要求接任这份工作。　

　　　　　个人行动计划表　（事业生命）　

　　　　　　　　　　　　　计划内容　　　　　　　　　　　　　　　预定完成日期　　　　　　　　　　　　　　完成事项　


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《滴水不漏——经理人记事本活用术》通讯录记些什么——善记电话、　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　名址的人就是信息高手　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一、勤记勿怠慢　



　　　　　就信息管理和活用两方面而言，通讯录中就能展现出最基本的事项。这　

句话的意思是说，善于整理通讯录的人，绝对也是一位善于管理信息的人。　

　　　　　通讯录是用来查询与联络的，其功能是任何人都知道的。　

　　　　　换句话说，住址录应该是将所需要的资料，以最低限度的必要事项，依　

某种规则，事无巨细毫无遗漏地记载下来。而且能够记载住址和联络地点的　

变更情形，因此必须经常不断地修改补充。所以往址录的记载，简直可以说　

是汇集信息管理的精华。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二、建立类别分项　



　　　　　住址录的形态大致可分为手写的（姓名住址本、名片）和OA机器制作的　

两种。而书写的形式，则可分类为并列式与图解式。它们各有优缺点，可配　

合自己的工具和方便性，选出最适合的方式。　

　　　　　然而不论制作怎样的住址录，基本都必须具备有浅显易懂的标志。若是　

怠于做这项工作，不仅查阅起来费时，而且信息的运用也无法顺畅。　

　　　　　建立基本标志的方式，可区分为公与私两大类，最小的分类可使用英文　

字母　（或依注音符号的顺序）来区分，另外还可以加入其他必要联络处和兴　

趣有关的联络处等，以便作为个人情报的资料。　

　　　　　如果使用文字处理机或个人电脑的话，分类和选择就比较自由而且也容　

易。老式记事本的爱用者，就不需要那么费事，所携带的记事本也能常保新　

鲜。　

　　　　　随着老式记事本的活跃，现代工商人士对它也有着相当程度的期望。而　

胶装式的记事本与姓名住址本，就没有那么多功能了。　

　　　　　然而“住址录”中究竟该记载哪些内容？——这倒是个难题。　

　　　　　与工作有关而最常记载的内容就是“公司名称、公司地址、电话号码、　

传真机号码，以及负责人姓名、住宅地址、电话号码”等基本事项。另外，　

至少也必须记载有“公司名称和电话号码”，甚至就只写“姓名”的情形也　

有。　

　　　　　前者有七项，而后者只有两项，问题是这些项目要记录到怎样的程度。　

写得太多的话，虽然较详细但也较费事。写得太少的话，虽然较轻松但又太　

不合乎实际所用。　

　　　　　其实，究竟该如何做最恰当，不妨以“交往的深浅程度”来划分。例如　

交易上的对象，一般都只记公司名称和电话号码。但若包括私人的交往，就　

应该再加入住宅的电话号码。有关这方面的取舍标准，则决定于各人的经验。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　三、以“字母”、“公私”区分　



　　　　　一桩业务的完成，不只限于自己和对方双方面的关系而已。亦即，因计　

划的大型化、专业分工细密化等因素，常需要数个部门携手合作，或是不同　

业界的配合，才能顺利完成一项工作。　

　　　　　因此，从以往对公司的这种纵断式划分，已转变成亦有横断式划分的必　

要。如此一来，住址录的内容自然也被迫有所改变。　

　　　　　　“公私”、“字母”这种最普通的区分固然不错，但有时候人际关系和　

工作内容具有横断性，所以倘若仍固执地沿用“公私”和“字母”的话，就　

谈不上是好的住址录了。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　四、具体制作法　



　　　　　□首先制作住址本的总表　

　　　　　记事本的住址本，必定有某种资料作为基础以便制作。因此，这种基本　

的资料，我们就称之为“原本”。　

　　　　　记事本的原本有第一次原本及第二次原本。　

　　　　　所谓第一次原本，是指收到的名片、贺年卡、结婚卡和搬家通知等未经　

过自己动手加工的原始资料。因实际情况的需要而定，餐厅和咖啡店的火柴　

盒也可以包括在内。　

　　　　　至于第二次原本，则是介于第一次原本与记事本住址栏之间的整理工　

作。这时候，也有人使用文字处理机或电脑做姓名与住址的管理工作，然后　

再配合需要将已经分类选择过的姓名与住址之资料带在身旁。这是老式记事　

本的爱用者所喜欢的方法，而这种文字处理机和电脑的住址本，则属于第二　

次原本。　

　　　　　第二次原本并不是使用OA器材者的专用特权。　

　　　　　任职于某单位的A先生，他则以卡片制作住址本原本。一个人使用一张　

卡片，以住处的移动为中心，并记入结婚、生日、个人简历等内容。卡片式　

原本，便具有可让人了解个人的婚姻、迁移、异动等资料的优点，也可体会　

到OA器材所没有的“人情味”。　

　　　　　□移入记事本　

　　　　　如前所述，住址本所记载的内容，可由两项至七项不等。基于记事本的　

有限空间和从原本转记过来的手续，因而必须决定要记入到怎样的程度。　

　　　　　若针对所有人的资料都记入前面所列举的七个项目中的话，那么空间必　

然不够使用，而且花费的时间甚多，所以必须改换一种更有效率的方法。　

　　　　　因此，通讯录的记载方法大致可分为两种。　

　　　　　一种是只记入姓名和电话号码（包括传真机号码）两项的“电话本式”。　

　　　　　另一种则是加入地址，最少记入三个项目的“姓名住址本式”。因此，　

记载七个项目的方法，可算是“姓名住址本式”。　

　　　　　我们的通讯录应是“电话本式”与“姓名住址本式”分开记载使用。　

　　　　　首先，在“电话本式”的登录方面，是以工作业务范围及个人情报为主。　

　　　　　业务上的联络，大多数以打电话为主，即使是互相预定约会也会事先以　

电话联络。而遇到紧急状况发生时，若上面还写了密密麻麻的住址等资料，　

反而有碍快速阅览与找寻的速度。基于此点，属于业务上的关系就采用“电　

话本式”较便捷与实用。　

　　　　　至于可提供各种咨询与情报的各机关、医院、书店、餐饮店等，也以这　

种方式记载即可。　

　　　　　另一方面，“姓名住址式”则是以朋友关系为主。由于逢年过节常常需　

要寄风景明信片、年节贺卡等适时表达季节问候与关心，所以“住址本”必　

须随时派上用场，因而也成了不可缺的基本资料。　

　　　　　至于我所利用的“老式日志”的住址本，在记录栏内并未设置姓名、住　

址、电话号码的标志。因此我采取两种方式的混合使用法。由于它的上方是　

由耐久性的合成塑胶纸制成，所以最适合作为住址本使用。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　五、活用OA住址本　



　　　　　□OA住址本的优缺点　

　　　　　利用文字处理机、电脑以及最近流行的电子记事本的住址本，即统称为　

OA住址本。　

　　　　　它们的共同特征是，维护上较不花功夫。有需要时，只要叫出指示的项　

目，加以修改、删除、加注必要的事项，更正后依然很干净，不留痕迹。　

　　　　　以下再列举除了维护方面以外的特征。　

　　　　　①使用文字处理机和电脑，较容易分类与选择。　

　　　　　②从文字处理机和电脑中列印下来的资料，可再依序记录在老式记事本　

中。　

　　　　　③资料愈来愈多时，比使用纸张的记事本较容易查阅。　

　　　　　④电子记事本还可供携带。　

　　　　　然而，这种方便性高的OA住址本，也有其缺点。　

　　　　　①价格比纸张贵。　

　　　　　②资料不多时，使用上纸张的查阅反而比较快。　

　　　　　③没有电　（电池）一切就免谈。　

　　　　　④虽有携带型，但携带性仍不佳。　

　　　　　⑤电子记事本最多只能容纳500件，而纸制的记事本却没有数量的限　

制。　

　　　　　⑥开始时的输入较麻烦。　

　　　　　□最好与手写住址本合用　

　　　　　使用PA16000型的电子电话本，具有住址本、备忘录、计算机等三项功　

能。住址本的功能部分，最多可容纳370件。但可依输入的字数和备忘事项　

的件数，而有相当大的差异。叫出（查阅）的方法有三：　

　　　　　1。依注音符号的顺序叫出　（输入时依注音符号顺序登录者）。　

　　　　　2。依笔划顺序叫出　（输入时依笔划顺序登录者）。　

　　　　　3。以特定的文字和缩写作为简码叫出。　

　　　　　在输入方法上须先费一番功夫，以后使用才比较方便。　

　　　　　1。业务上的关系只记电话号码。　

　　　　　2。各项目分别以记号代替。这是记事本的索引，也就是叫出资料的简码　

或代码。例如与业务的有关者，就在名字　（公司名称）的后面输入一个等号　

　（＝）。　

　　　　　3。不想让别人查阅的部分，则输入只有自己知道的密码。　

　　　　　以我使用电子电话本的感想，只用一句话来形容，那就是“有趣”。　

　　　　　尤其是费了好大的劲才输入的资料，到某一天竟然突然消失了；因为得　

换电池了，而使用期间约为半年。待修理时更吓了一跳，因为新电池只敷使　

用70小时。当然这时输入的资料也全泡汤了。若要再使用的话，则必须重新　

再输入。　

　　　　　自从遭遇此类事件后，我就让纸制的住址本与电子电话本的住址本并　

用，感觉上似乎很浪费。而如今，电子电话本常被摆在备用的地位。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　六、牢记客户姓名　



　　　　　1。当你拿起一张包括你在内的团体照片时，你先看谁呢？毫无疑问，一　

定先看自己。　

　　　　　当高考放榜时，你先找谁的姓名呢？不用说，当然先找自己的大名。　

　　　　　每当我们到风景区游览时，经常会发现有人在石头或树干上刻名留念。　

为什么他们会有这种幼稚可笑的举动呢？因为他们希望别人知道他们，他们　

希望“永远活在别人的心中”。　

　　　　　由于人类是最自私的动物，他们最关心的是自己，所以连带非常关心自　

己的姓名。假如你能够尊重并牢记别人的姓名，就表示你在乎他。这非但能　

建立良好的人际关系，而且对业务的拓展也大有帮助。　

　　　　　记忆人名除了心记外还要归功于常常动笔记在记事本子上。　

　　　　　　（1）善用别人的姓名　

　　　　　原本对于钢铁一窍不通的安德鲁·卡耐基，如何成为举世闻名的钢铁大　

王呢？他成功的秘诀就是：极为尊重别人的姓名。　

　　　　　10岁时，卡耐基无意间得到一只母兔子，不久，母兔就生下一窝小兔子。　

可是，他的零用钱有限，确实没有足够的钱买食物来喂这一窝小兔子。于是，　

他想出了一个点子，他告诉邻居的小朋友，只要他们肯拿食物来，他将用小　

朋友的名字为小兔的名字。小朋友听了，立刻踊跃提供食物。这件事给卡耐　

基极深刻的启示：人们非常在乎自己的姓名。　

　　　　　卡耐基长大成人后，有一次为了竞标太平洋铁路公司的卧车合约，与竞　

争者布尔门铁路公司卯上了。双方为了得标，不断削价火拼，均已无利可图。　

　　　　　不久，卡耐基与布尔门都到纽约去见太平洋铁路公司的董事会，他们在　

饭店门口巧遇了。卡耐基对布尔门说：“我们这不都在作贱自己吗？”布