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就当生意慢慢都上了轨道以后，都都在2009年1月15日正式宣告倒闭①。传媒对这间文具经销商的突然倒闭都感到十分惊讶，网上讨论区更出现“都都文具在一个月之内土崩瓦解！”和“都都文具真的倒闭了吗？”等等文章②。更戏剧化的是，创办人邱文钦立刻消失得无影无踪，不仅没有交代结业原因，更被人揭发他因生意问题而负债累累。曾被网友封为 “潮州人骄傲”的他顿时成为“过街老鼠”，成为众人追讨的对象。
都都文具之死很值得我们深思，因为很多文具供货商都正往都都文具的方向去走。都都文具的故事传递了一个重要信息：仅仅囊括了文件各个生命周期是符合大办公的概念的，但是这不足以抓住行业本质。产品种类固然需要涵盖文件的各个生命周期，但只做到这一点，并不足够成为企业的工作伙伴。若你只能做到这个水平，那你就必须加把劲了。要更往图1…4里的三角形的右边走，因为那里才有更开阔的世界，更少的竞争。你可能会问：那第二步是什么？
四、手段二：完善文具采购环节
记得图2…4吗？我们距离最右边又近了一步。刚才提到只有30％文具企业想到不能靠单一产品生存，也只有他们才有资格在中国巨大的办公文具市场里分一杯羹。但要分出高下，确保自己不会被淘汰，靠的就不只是简单地提供多元化文具。而是要采取主动，为客户设身处地着想。谁更主动，谁才能为企业想得更周全，谁也才能获胜！
一些思考创新的文具公司开始出现。他们脱离了一向只是开门等客户光临的模式，转而主动地积极思考其他更方便客户的渠道，例如接受互联网、电话订单等。文具市场便由周全淘汰不周全而转战至主动淘汰被动，过去一些在文具市场里占据领导地位但却被动的公司开始被主动的文具公司所淘汰。
这个道理其实最简单不过了，你想想，如果现在有两家文具公司。如果你要到A文具公司去买文具，你就要到它的分店去慢慢选购，看文具看得久了，还要看售货员的脸色。另一家，B文具公司完全不用你去费心，只要你打个电话，一切就都帮你搞定了！如果是你，我想你都不会这么傻去A文具公司买文具吧！
我们一起看看过江龙史泰博（Staples）是如何靠一句口号把埋头苦干十多年的都都文具打败的：
案例：史泰博“我们让办公更简单”一句口号就把都都文具淘汰了
创建于1986年的美国史泰博（Staples）公司，总部位于马萨诸塞州的弗莱明格汉，是目前全球领先的办公用品零售和分销商。2004年，史泰博来到中国，总部扎根上海。史泰博秉承了“我们让办公更简单”的经营理念，并结合中国特色将服务内容加以丰富。2007年，史泰博成立了合约企业客户部，以服务大型客户；在同年4月，更正式成为北京2008年奥运会办公家具独家供货商。
史泰博的水平就是不一样，一开始就把中国文具企业比下去了，人家带来的是科技。它将融合先进科技、环保精神和人文关怀的办公服务理念引入中国，凭借先进的供应链管理和全球采购体系，史泰博为广大客户打造办公文具、办公耗材、办公设备、办公家具、商务礼品等万余种商品的采购平台。我们对史泰博进行分析时，发现它的胜利源自一个口号：“我们让办公更简单”（That was easy）。这种口号明显地表达了帮助企业解决问题的决心，各位不妨模仿试试。但是口号并不是喊了就能成事，必须要实际执行。大家登录史泰博的网站就会知道它是怎样提供方便的，特别是在采购的环节。网站简单易用，为企业解决了采购文具过程中可能遇到的困难：例如下单不清楚或者想修改订单数据等等。
史泰博引入电子商务的概念，完善其销售渠道。“过江龙”史泰博最厉害的地方是它没有实体店。大部分买卖都在网上进行，这样就连铺面的租金都省下来了。乘着互联网的大趋势，它进一步普及网上订购的服务，令企业可在网站上简单操作几下就可完成下订单工作。
人家是什么水平，我们是什么水平？当大部分中国文具企业利用人手处理订单数据时，史泰博的客户已经可以24小时无限次预览订单，并且可以提供免费的送货服务，企业足不出户就能够完成整个采购文具的过程。单凭这一种方便，已经足够把辛苦经营的都都文具淘汰掉了。
史泰博利用电子商务手法，完美解决大型机构怕麻烦的心态。在2005年，也就是其开展中国市场的短短一年之后，它们在华销售额达到了5亿元，更在都都文具的手上抢走了华为、康佳等深圳大型高端公司的客户，要知道这些大型高端客户对公司有多重要啊！有报导更直指史泰博乃是杀死都都文具的凶手。
史泰博勤力吗？可能是，但一定不是在生产环节上领先。我敢打赌人家一定花了很长的时间思考如何把“我们让办公更简单”的理念实行出来，最后才得出网上采购平台的理念。
它不但能为企业提供周全的文具，更能进一步地、设身处地地为企业着想，令企业足不出户就能解决有关采购文具的困难。不论是利用电话销售还是网络销隽，这都只是手段，降低企业采购成本才是最终目的。和都都文具相比，史泰博更能达到“工作伙伴”的行业本质。这也是史泰博能处于行业的领导地位和淘汰都都文具的主因。
现在史泰博和UPS合作，在上海和北京都设有史泰博办公用品UPS Express特快专店。为商业客户和普通客户提供包括各种办公用品、档案处理、国际包裹运输以及打包和贴标等在内的广泛业务服务。在接到客户电话服务需求后的30分钟内，UPS就会上门领取需要递送的包裹。你看这有多方便，它大大降低了企业的时间成本。不用先买文具，再和速递公司联络，人家一次帮你搞定。满足了企业那种快速和频繁地补充办公文具的需要。每一步都站在企业的工作伙伴的角度来考虑问题，帮企业减少时间成本，帮企业解决问题。也正是因为这样，史泰博的位置在都都的右面。
中国文具企业如果不想重蹈都都文具的覆辙，就必须停下来思考，不要再仅仅在那里埋头苦干了，因为人家在采购的过程中已经开始为企业解决问题了。简单来说，当今文具市场之争就在于谁能将“工作伙伴”的精神发挥得最好，成为企业最佳的工作伙伴。但中国企业家一直缺乏创意，我们有机会比史泰博做得更好吗？
五、手段三：系统化的办公室解决方案
看到这里，你会发现文具行业还是充满挑战性的。难道文具产品齐全了，采购方法很方便，这就是企业要求的所有？这就能为企业解决所有困难？这就可以成为企业的工作伙伴？你准备好了向右走最后一步吗？
外国公司利用智慧方便了客户，所以能成为企业的工作伙伴，如果我们中国人没有人家这么聪明，那么就在细节上做得好一点吧。
如果你仍记得将文具比喻为经脉的例子，就会知道经脉是需要“打通”的。如果经脉未打通就练功的话，很容易就会像小说《射雕英雄传》中的西毒欧阳锋因经脉错乱而走火入魔。文具系统不协调亦会对企业造成一些本来可以避免的麻烦。所以必须仔细考虑硬件与系统的互相配合。
试想，在使用计算机时，我们需要的、我们所用的不仅只是硬件如显示屏、键盘、电线，我们同时还应用着一套软件，硬件与系统互相配合，我们才能有效地应用计算机，发挥计算机的最大功能。同样地，在管理办公室文件时，文具就是计算机的硬件，那么，要用什么软件系统来配合，才可发挥文具在办公室文件管理上最大的功能呢？这个应用文具的系统就是办公室解决方案。
计算机的软件系统是由一条又一条的程序组合而成的，当它们有秩序地开动，计算机就可以顺利运作，而解决方案也相类似。解决方案是一套步骤、方法，利用文具，有系统、有条理地处理办公室里的文件。
我们用计算机，大部分软件系统不是微软就是苹果，也就是说，在进行办公室工作时，我们可以用的解决方案不是方案A，就是方案B？当然不是！因为不同企业的规模、文化各有不同，要处理的工作种类和数量也不一样，他们面对的困难也不尽相同，所以，一个好的解决方案必须是在细心观察企业运作后，才为企业度身订造的。文具公司如果能为企业提供独一无二的解决方案，为企业解决麻烦，这才是工作伙伴。
1。案例：齐心——系统化解决方案，确立品牌
齐心文具在中国办公文具行业内，它算是做得比较成功的一家。为什么它能在这大混战的文具市场中突围？我们发现它的成功与符合办公文具行业本质有着深切的关系。它贯彻了“大办公”的理念，提供了1000多种文具照顾文件生命周期；它向企业客户提供了方便的采购方法，主动去开拓客源；另外，它研发并推广文件管理系统这个标准，确立自己的品牌。下面，我们会探讨齐心文具如何符合了行业本质，而它又怎样去通过产业链的整合去实践，成为企业的工作伙伴呢。
2。照顾文件生命周期
还记得生命周期的概念吗？齐心文具的产品包括文件管理用品（文件档案夹、档案盒、报告夹、数据管理册、文件袋等）、办公设备用品（碎纸机、装订机等）及桌面文具用品（订书机、打孔机、剪刀等）。它们从“文件生成”至“文件弃置”所需的文具都有提供，产品的“广度”涵盖了文件的生命周期的各个环节。
那么，齐心文具是怎样贯彻这个〃大办公”的理念呢？答案就在于它在国内所采用的结合制造商和集成供货商模式。齐心文具自设工厂直接生产制造文件管理用品，例如活页夹、碎纸机这些利润率较高的文具产品，从而增加了自己的利润。另外齐心同时也是文具的集成供货商，向OEM、ODM下达订单采购其他自己没有生产的、利润不高的文具，然后再做品牌整合，目的就是扩大它产品的“广度”，使产品涵盖文件的生命周期，完善齐心的“全产品线”及贯彻“大办公”理念。这种模式不但让齐心贯彻了“大办公”理念，建立成为企业工作伙伴的基础，同时也能让齐心赚取中高文件产品如办公活页夹、碎纸机等的利润。
另一方面，这种模式亦增加了产品的“深度”，也就是产品的质量。为了打造品牌，提供高质的产品很重要，齐心对自己直接生产的产品的质量、功能就要更关注，因此，齐心设立了文件管理用品研发部门，根据市场调査，研发产品、利用技术为企业解决问题，不断推出响应消费者需求的产品。例如齐心投入费用研发改良它的多功能碎纸机的设计、功能及质量，成为其核心产品之一，响应企业的需要，就是他们需要同一时间销毁很多对象：不同厚薄的废纸张、硬卡片、CD及信用卡等，因此不断改良碎纸机为企业解决问题。
3。提供方便的釆购渠道
企业想购买齐心的文具，除了可以直接去齐心文具所设的分公司和服务网点，说明有关办公室用品的需求，企业也可以通过电活和网站去购买文具产品，这可以让企业更方便地去采购文具，从而节省了不少时间成本。另外，齐心引入上门销售服务，企业不需出户便可购买齐心的文具。
上门销售还有另一个好处：就是能更好地了解企业的实际需求，方便度身定造文件管理系统，并根据要求向企业提供最佳的产品组合方案。齐心文具的销售方式跟向企业提供方便的采购渠道有密切的关系，我们会在下面齐心的销售方式里再详细讨论。
4。提供解决方案①
企业在进行文件管理时，常常会遇到：大量文件，很难去整理；要査找文件时，非
常缓慢，效率很低；文件储存方法混乱等。企业需要的是什么？不仅是文具，而是解决“如何有效地管理文件”。
由1997年开始，齐心开始研发B…EFS（Business…Effective Filing System）商务高效文件管理系统这一标准，以推动国内企业办公环境和效率的提升。那什么是B…EFS呢？
其实B…EFS并不是什么复杂的程序。它覆盖文件管理的全过程，是一个系统。它是整合产品质量、使用方法的一个标准。简单点来说吧，就是一个管理文件的方法。其实有很多企业，尤其是中小型的企业，它们对文件管理并没有什么概念，从没有想过怎样把文件更高效地进行管理，没有觉得这是个问题，甚至没有觉得有必要去解决这个问题。而齐心