excel使用技巧集- 第5部分

　

2。3。14　　将工作表型图表转换成对象型图表

前面介绍的利用组合键可以创建图表，但是它是一个工作表形式的。请问可以将其以对象的形式插入到其他工作表吗？

　

答：要实现图表文件转换成对象，可以执行下面的操作：首先打开该图表文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框，在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮，再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称。

最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。　

　

　

　

2。4。1　　快速为工作表重命名

如果要更改工作表的名字，一般都是利用“重命名”命令来完成的。请问还有其他快速的方法吗？

　

答：其实只要用鼠标左键双击工作表标签名称，然后就可以直接输入新的名称了。

　

2。4。2　　自定义自动排序类型

系统能够自动为其自带的数据类型（如星期、季度等）进行排序。请问如何让自己定义的数据类型实现自动排序？

　

答：要让系统自动排序我们自己定义的数据类型，可以将该类型添加到系统中。操作方法如下：先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项，再在“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列：特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖。每输入完一项后，按回车键转到下一行再输入第二项。

　

最后单击“添加”按钮即可。这样就可以在左边的序列列表框中找到刚才添加的序列了。它将和系统自带的序列一样实现自动排序。

　

2。4。3　　多窗口方式浏览工作表

在实际应用中，常常为在一个大工作表文档中比较两个单元格数据而烦恼，因为要频繁地在各个单元格位置之间进行切换。如果能够对同一个工作表文档多开几个窗口就好了。请问可以实现吗？

　

答：这是完全可以的。按以下操作即可实现：移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上，当鼠标变成一个中间为一个“＝”符号，纵向为两个小箭头时，双击鼠标左键，这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表，这样就可以在两个窗口中分别进行操作了，再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条，执行用鼠标左键双击后，就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。

　

2。4。4　　给单元格重新命名

在函数或公式中引用单元格时，一般都用字母加数字的方式来表示单元格，如“A1”表示第一行第一个单元格。请问可以用其他方式来替单元格命名吗？

　

答：用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式而已，还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格，然后在工作表左上角的“名称”框中输入希望的新名字，如可以输入“一号”，然后按下“Enter”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。

　

2。4。5　　快速切换工作簿

如果在Excel中打开多个工作簿文件后，要切换到另一个工作簿就必须先最小化当前工作簿。显然这样是很麻烦的。请问有什么办法来更好的解决呢？

　

答：其实要解决这个问题，只要让每一个工作簿都在系统的任务栏显示就行了。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的菜单中选择“视图”选项卡，然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框。最后单击“确定”按钮即可完成，如图2…27所示。

这样就可以直接在系统任务栏中单击对应的工作簿来直接切换了。

　

　

　

2。4。6　　使用大图标来显示工具栏按钮

由于特殊原因，希望系统的工具栏按钮变大一点，这样单击起来更方便。请问该如何实现？

　

答：可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，单击选择“大图标”复选框，如图2…28所示。

最后单击“关闭”完成即可。不过需要注意的是，这项设置对其他的Office程序都会起作用。也就说Word、Access等系统的工具栏都会被变大。

　

2。4。7　　在工具按钮之间设置分隔线

工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，请问可以在每一个工具按钮之间设置分隔线吗？该如何操作？

　

答：要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的。先按住“Alt”键，然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。

　

2。4。8　　巧妙实现依据三个以上关键字

对数据排序

系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？　

　

答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。

　

2。4。9　　自定义数据类型隐藏单元格值

在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式，现在想隐藏单元格输入的数据，该如何实现？

　

答：隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项，接着在“类型”文本框中输入“；；；”（三个分号）。单击“确定”按钮返回即可。

　

　

　

2。4。10　　完整显示工具栏按钮

工具栏的按钮一行无法完全显示，请问如何才能完整显示整个工具栏。

　

答：可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令，再选择“选项”选项卡，然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处，然后按住鼠标左键，拖动工具栏到下一行即可。

　

2。4。11　　让工具按钮直接显示文字提示

工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？

　

答：当然，可以执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮），在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。

　

2。4。12　　隐藏工作表中的网格

希望隐藏工作表中网格线，请问有什么快捷的方法吗？

　

答：可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现。添加该按钮的操作如下：单击“工具”菜单下的“自定义”命令。再单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“窗体”项，再在“命令”列表框中找到“切换网格”，将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。

　

2。4。13　　依据单元格数据调整列宽

在数据输入过程中，如果数据长度太长，而不想换行，我们一般都是通过拖动操作来调整列宽的，可是遇到下一个超出宽度时，又要来调整。难道就不能让单元格自动适应数据长度吗？

　

答：其实大可不必一个一个调整列宽来适应数据长度，可以一直输入完所有的数据，最后选择该列，移动鼠标指针到列的右边界处，当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时，双击鼠标左键。这样系统就会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。

　

2。4。14　　将Excel文档插入IE页面中

希望将Excel数据文档直接在　IE中浏览，该如何操作？

　

答：系统提供了专门的功能键来完成该操作。只要按下“F12”键，在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为Web页（即HTML文件），就可以将当前工作表数据文档加入Web页中来浏览。

　

2。4。15　　快速设置单元格边框

在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的，这样做显得很繁琐，请问有什么更快捷的办法吗？

　

答：在新版的Excel中，系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。可以通过单击“视图”菜单中的“工具栏”选项下的“边框”命令来调出该工具条。

该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。

　

2。4。16　　自定义工具栏工具按钮或

菜单栏的显示图标

系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示。请问可以自己修改这些图标吗？该如何操作？

　

答：这些图标一般都是系统默认的，但是还是可以修改的。可以通过以下操作来更改：先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮，用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。

　

不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标，让图标更有特色。要编辑图标，可以选择“编辑按钮图像”命令，这样会弹出一个编辑图标的设置对话框。

　

在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。

当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下：先用第三方图形程序打开（如Photoshop之类的）并编辑好（最好保证图像大小和系统默认的大小　16　x　16　个像素相同，如果图片太大可能会发生扭曲，或者根本无法通过后面粘贴操作）。然后再执行复制操作，将该图像复制到系统剪贴板（图形的格式最好是位图或图片格式）。然后再按前面所述方法操作，最后在弹出的菜单中选择“粘贴按钮图像”选项即可。

　

如果对图标的更改不满意，可以单击“恢复按钮图像”命令来恢复系统默认图标。

　

2。4。17　　将意外情况造成的数据丢失

减少到最低

因意外情况（如断电，死机）而来不及保存操作造成的数据丢失情况是时有发生，请问有什么软件的方式来解决该问题吗？

　

答：首先用软件的方法是无法彻底地解决该问题的。但是我们可以通过设置“自动保存”功能来将这样造成的损失降到最低。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“保存”选项卡，选择“保存自动恢复信息”复选框。在后面的时间间隔设置框中，可以将自动保存的时间间隔设置得尽可能的短，来将数据丢失减少到最小。

　

2。4。18　　将单元格内容以图片格式

插入Word文档

在前面介绍了如何将Word文档内容以图片格式插入单元格中，现在需要将单元格内容以图片形式插入到Word文件中。请问该如何实现？

　

答：可以通过以下方法来实现：首先选择要转换成图片的单元格，然后按下“Shift”键，再执行“编辑”菜单中得“复制图片”命